NF-e: Como facilitar o controle de NOTA FISCAL na sua empresa

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) surgiu com o objetivo de facilitar o uso das notas fiscais, tornando digital todo o processo de envio e recebimento.

Trazendo assim grandes mudanças para o processo de emissão e para a gestão das informações fiscais.

O principal benefício de possuir um serviço de NF-e integrado com o Sienge é o fato de eu conseguir fazer todo o processo de recepção e emissão de NF-e pelo sistema.

Com isso eu consigo aproveitar as informações geradas tanto nas notas quanto no sistema.

Assim, a empresa praticamente se isenta de qualquer possibilidade de erro e elimina o retrabalho.

Com a utilização de um sistema de NF-e integrado, você ganha:

  • Redução no tempo de execução da operação, pois as informações registradas no sistema serão reaproveitadas para a NF-e;
  • Prevenção a multas, pois o sistema de NF-e integrado com o ERP, garante a legitimidade das informações, assim como os prazos, e ainda evita erros;
  • Otimização de cadastros de notas fiscais de compra/ recepção, eliminando um processo trabalhoso devido a quantidade de insumos e informações fiscais a serem cadastradas para cada NF. Com o aproveitamento das informações contidas no XML, boa parte do processo de cadastramento ocorre automaticamente, inclusive a comparação com o pedido de compra anterior, se existente;
  • Evitar receber protesto quando a nota fiscal some na obra;

Além disso você tem:

  • Maior organização do financeiro, visto que a empresa recebe a nota fiscal assim que é emitida pelo fornecedor;
  • Melhor controle e agilidade na recepção de mercadoria na obra;
  • Evitar que fornecedores em dificuldade financeira emitam notas fiscais em seu nome para descontar em factory;
  • Agilidade para fazer o levantamento de documentos para emissão do SPED de forma rápida e fácil.

Veja no vídeo abaixo, nossa gerente de projetos, Kênia Costa, explicando como funciona o serviço de NF-e.

FUNCIONALIDADES DO SERVIÇO DE NF-e INTEGRADO AO SIENGE

Nota Fiscal Eletrônica de Venda

O módulo de Nota Fiscal Eletrônica de Venda tem como objetivo possibilitar a emissão de nota fiscal eletrônica tanto de entrada como de saída.

Então o serviço é interligado com o sistema de integração com balança, estoque, locação de equipamentos, contas a receber e com as obrigações fiscais.

Na operação de venda, o sistema permite vincular o preço do produto por cliente (tabela de preços).

Além de fazer a comunicação com a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado para requisitar a emissão da nota e posteriormente gerar o XML e então enviar para o cliente.

A geração de título a receber vindo da NF-e também ocorre de forma automática.

NF-e de Transferência

No módulo de NF-e de Transferência a diferença é o tipo de operação, que neste caso é “transferência”.

O principal problema resolvido pelo NF-e de Transferência é o fato de eu conseguir fazer todo o processo dentro do ERP Sienge. Diminuindo assim o retrabalho e a possibilidade de erro.

A Nota Fiscal Eletrônica, tanto para venda quanto para transferência, pode ser feita de forma avulsa.

Nota Fiscal Eletrônica de Devolução

É uma funcionalidade, ou seja, não tem comercialização separada. Então é um tipo de operação de emissão de uma Nota Fiscal Eletrônica.

Possui vinculação com a opção de Devolução do sistema de Compras.

Recepção de NF-e (importação / recepção XML)

Este módulo tem como objetivo principal automatizar o processo de recebimento e aproveitamento dos dados de notas fiscais eletrônicas. E ele contempla assim o recebimento e validação das notas fiscais e aproveita os dados para registros no ERP Sienge.

O Recepção NF-e busca e armazena automaticamente as notas emitidas contra o CNPJ da empresa junto a SEFAZ. Porque garante agilidade no controle dos arquivos digitais da nota fiscal.

Eu consigo arquivar todos os arquivos diretamente no sistema, permitindo então a consulta de notas recebidas. Isso elimina a necessidade de controles paralelos por parte da empresa.

O que mais a importação e recepção de XML me permite?

Além disso, consigo realizar a manifestação do destinatário, garantindo que a empresa recebeu o produto adquirido, diminuindo o retrabalho da empresa com faturamentos indevidos.

A integração com o módulo Suprimentos do Sienge permite reduzir o tempo para o cadastro de notas fiscais no sistema de Compras e Contratos e Medições.

No sistema de compras, o usuário irá vincular as entregas dos pedidos de compras com as informações presentes na NF-e. E no sistema Obrigações Fiscais são aproveitadas as informações do XML como base para o preenchimento das informações fiscais, facilitando então a entrega de declarações fiscais da empresa.

Além da praticidade, o sistema de NF-e integrado ao seu ERP Sienge te garante segurança e tem ótima usabilidade!

Como melhorar o fluxo de caixa na construção civil?

A saúde financeira de uma empresa é uma preocupação diária e é  fundamental para o desenvolvimento do negócio. O Fluxo de caixa, nada mais é consolidar entradas e saídas financeiras da empresa. De fato, a análise dele apresenta a situação das finanças e ajuda no planejamento estratégico para o aumento das receitas ou redução das despesas.

Em uma pesquisa feita pelo SEBRAE (Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas), retratou que a falta de planejamento estratégico e má gestão são algumas das causas  que levam as empresas fecharem as portas.

É fundamental o controle de fluxo de caixa, principalmente para uma construtora. Dessa forma, conhecer os tipo de fluxo de caixa é uma obrigação e dever de todo empreendedor. Um fluxo de caixa desorganizado acarreta em prejuízos financeiros, dívidas e desperdícios.

Portanto, irei sintetizar os tipos de fluxo de caixa aqui e também como você pode melhorá-los.

Tipos de fluxo de caixa quanto a periodicidade

  • Diário
  • Semanal
  • Mensal
  • Semestral
  • Anual

A regularidade do fluxo de caixa, na verdade, é extremamente flexível, vai de encontro com as necessidades da empresa. Como, por exemplo, no caso de construtora que está ligada a projetos com prazos variados, no qual os ciclos financeiros são longos entre os seus processos. Sem contar com as demais diversidades que completam essa cadeia, tal qual, mão-de-obra, especialistas, fornecedores e outros.

Algumas recomendações importantes

Independente do porte da empresa é de extrema importância que a construtora mantenha um fluxo de caixa diário, juntamente com outros fluxos de prazos maiores.

Uma característica particular do setor da construção é que possuem diversos fornecedores e geralmente não possuem todo o capital que necessita em caixa. Dessa forma, é necessário um sincronismo entre as receitas e despesas projetadas e as necessidades de financiamentos.

Assim, o fluxo de caixa vai lhe apresentar o período de maior concentração de pagamentos a fazer. E com essa previsão, você poderá identificar eventuais falhas de receitas no período para cumprir tais compromissos.

Com isso, você  pode renegociar prazos com fornecedores, ou buscar financiamentos e empréstimos para quitar esses pagamentos nas datas previstas. Dessa forma, você planeja a saúde financeira da empresa e não corre risco de arcar com multas e juros onerosos.

Outro benefício do fluxo de caixa diário é poder ter um controle do momento que sua construtora pode dispor de capital para aplicações, e não ficar com dinheiro parado no caixa.

OS 4 principais tipos de fluxos de caixa

1 – Fluxo de caixa direto (FCD)

O FDC é um fluxo de caixa que permite avaliar a riqueza econômica da empresa, com a análise de movimentos já realizados, bem como a realizar. Identifica rapidamente os problemas de caixa.

É o método mais utilizado, pois registra os recebimento e os pagamentos, que são organizados em classes de acordo com sua natureza contábil. Dessa forma, um modelo que pode ser analisado inclusive por leigos de contabilidade.

A principal vantagem é permitir que as informações do caixa fiquem  à disposição diariamente.

Ele deve apresentar no mínimo as informações como, recebimento de clientes, juros, lucros e dividendos, pagamentos a fornecedores e empregados, juros pagos, impostos pago, bem como, outros recebimentos e pagamentos.

2 – Fluxo de caixa indireto (FCI)

O FCI não apresenta uma visão de entrada e saída como o Fluxo de caixa direto. Ele analisa  as informações contábeis, ou seja, um método para contabilidade e não da tesouraria.

Ele baseia-se nas informações de DRE (Demonstrativo de Resultados do exercício), do BP (Balanço patrimonial), que são de perspectivas contábeis das movimentações de caixa.

Este, apresenta o fluxo de caixa líquido vindo da movimentação líquida das contas estimadas dos fluxos de caixa das atividades operacionais. Como por exemplo, estoque, contas a receber e contas a pagar. E também, das contas estimadas dos fluxos de caixa das atividades de investimentos e de financiamentos.

3 – Fluxo de caixa projetado (FCP) 

O FCP pode ser elaborado a partir do dois já citados acima, contudo ele visiona o futuro, ou seja, considera com antecedência situações de risco, com isso impedir que ocorram.

Dessa forma, ele apresenta as entradas e saídas a realizar. Funciona como um acompanhamento diário do Fluxo de caixa, porém, com contas a pagar a serem pagas, tal qual, pessoal, fornecedores, prestadores de serviços, insumos, entre outros gastos previstos. O mesmo com receitas, como, contas a receber de clientes e investimentos.

O Fluxo de caixa projetado tem como objetivo, identificar em curto prazo, quando a empresa terá dinheiro sobrando no caixa.

4 – Fluxo de caixa descontado (FCD)

O FCD é um método de análise para estimar tempo de retorno do capital investido na empresa, e também para uma avaliação da empresa, mediante a uma venda ou fusão de negócios.

O Fluxo de caixa descontado define o valor futuro estimado para os fluxos de caixa descontado-os do custo do capital apropriado. Assim sendo, é uma ferramenta utilizada por investidores, consultorias  e outros que tenham interesse em conhecer o valor da empresa.

Por meio dele, você pode ter uma ideia exata do potencial de investimento da sua empresa, negócio ou projeto pode oferecer. Em resumo, é  uma projeção do que sua empresa será capaz de produzir no futuro, descontando o tempo estimado para isso, e dos riscos assumidos.

Melhorando o fluxo de caixa na construção

Contadores e gerentes de projetos devem rastrear  efetivamente o fluxo de caixa e encontrar maneiras de melhorar os negócios. Há estratégias para melhorar isso, como por exemplo, aumento da eficiência operacional e a redução de despesas.

Portanto, veremos algumas maneiras que podem ser aplicadas na construção civil para maximizar e aumentar o fluxo de caixa.

Projetar o fluxo de caixa e orçamentos futuros em conformidade

É importante deixar o imediatismo de lado e dedicar um tempo para rever e prever como pode ser seu fluxo de caixa em um ano. Ao fazer isso, você pode trabalhar para criar um orçamento preciso e realista.

Como os projetos de construção possuem muitos lados, os softwares de gerenciamento de fluxo de caixa que integram a um bom ERP por exemplo, podem ser usados para projetar futuros fluxos de caixa de forma mais precisa possível.

Usar processo de gerenciamento de fluxo de caixa

Rastrear e monitorar o fluxo de caixa por meio de software, você pode automatizar  e otimizar seu faturamento e despesas de forma mais eficiente e mais assertiva. Você pode também acompanhar melhor de forma sintética, analítica e preditiva suas despesas e receitas que estarão integradas em um único software.

O pré-planejamento e o planejamento proativo contribuem bastante para definir as bases necessárias para a execução do projeto de construção inteiro do ponto de vista financeiro.

Custos distribuídos

O preço dos equipamentos e materiais de construção é geralmente alto. A melhor forma de pagar é distribuindo custos. Negociar com fornecedores  os processos de pagamento, como parcelas mensais de menor valor, ao invés de um pagamento grande no início. Ao distribuir os custos mensais, é muito mais fácil equilibrar seu orçamento. Ademais, resta mais fluxo de caixa  que pode ser direcionado a outros recursos.

Melhores preços

Ao procurar por equipamento e insumos, certifique-se de procurar e encontrar fornecedores que ofereçam a melhor oferta, porém com boa qualidade e não a opção mais barata. Certifique-se da possibilidade de negociar diretamente com o fabricante, por exemplo. Selecionar estrategicamente fornecedores com opções flexíveis de pagamento também pode contribuir para distribuir os custos.

Combinar o uso de subcontratados e funcionários contratados

Ao criar uma combinação de subcontratados e funcionários contratados, você pode aliviar as despesas da folha de pagamento. Negocie um contrato com seus subcontratados que permita o sistema de pagamento que melhor funciona para sua empresa, como, por exemplo, pagamentos mensais ou  mediante ao que está sendo executado. Que é uma forma de garantia de qualidade do serviço e também aliviar o fluxo de caixa.

Além disso, defina prazos rígidos para horário, monitore sua produtividade, e limite as horas extras.

Pagamento eletrônico

Ao permitir que sua empresa aceite pagamentos eletrônicos, o dinheiro será recebido mais rapidamente, aumentando seu fluxo de caixa imediatamente. Os pagamentos eletrônicos são mais rastreáveis do que cheques, ou outros. Podem também ser integrados ao seu software. Pagamentos imediatos liberam dinheiro para outras despesas no decorrer do projeto.

Ter gerente de projetos responsáveis

Ao longo do projeto, dinheiro e pagamentos são trocados diariamente. Cabe ao gerente de projeto estar bem informado, ter experiência e treinamento adequado em relação ao gerenciamento de caixa.

Implante ou melhore seu fluxo de caixa

É importante salientar aqui que entre as três principais razões de falência das empresas no Brasil é a falta de planejamento financeiro. A ausência de fluxo de caixa com a previsão  das receitas e despesas.

Portanto, proteja a saúde do seu negócio providenciando ou melhorando o Fluxo de Caixa com urgência. Ele é a base financeira da empresa, pois mantém a organização das finanças. Dessa forma, é fundamental para o controle presente e futuro para crescimento do seu negócio.

Fontes: site Sienge e ConstructionWorld

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    Construtora e Incorporadora: Melhores ferramentas para suporte à decisão

    Os  avanços na tecnologia mudaram muito a forma  de operar os processos nas empresas. Por meio do uso da tecnologia como softwares de gestão em nuvem, sensores, tecnologia vestível, a integração e análise de dados tornaram imprescindível para a construtora.

    Ferramentas para suporte à decisão estão presentes em alguns softwares de gestão, assim, tornam as análises de dados possíveis.

    Dessa forma, o ERP Sienge é um software de gestão para construção civil oferece ferramentas  para você conseguir ótimos resultados.

    Por que ferramentas de suporte à decisão são importantes para sua construtora?

    Uma decisão errada por falta de planejamento e ferramentas adequadas ainda é muito comum nas construtoras, por isso, o impacto  pode tornar a obra inviável.

    A falta  de  planejamento em construtoras pode levar ao desperdício, atrasos e a um custo desnecessário na construção. Contudo, tudo isso pode ser reduzido e evitado com um investimento certeiro na tomada de decisões.

    O conjunto de ferramentas para suporte à decisão fornece  uma visão macro das diversas áreas, assim, você corrige e previne problemas antes mesmo que aconteçam.

    Por isso, um bom software de gestão é essencial para a organização e integração dos processos na sua construtora.

    Software de gestão para construtora é essencial para a organização e integração dos processos de sua empresa.

    5 ferramentas de suporte à decisão essenciais para construtora

    Entenda melhor aqui as ferramentas de suporte à decisão do ERP Sienge e como elas podem ajudar a sua construtora.

    O Software de gerenciamento de obras do Sienge possui 6 ferramentas de suporte à decisão, que são fundamentais para te dar uma visão ampla:

    1. Gerencial financeiro

    Decisões estratégicas na empresa têm impacto diretamente no financeiro, ou seja, nos resultados líquidos do negócio. Dessa forma, é  com o gerencial financeiro que você consegue acompanhar todos os indicadores importante de maneira fácil e clara. Assim, você poderá tomar decisões rápidas sem impactar a lucratividade da empresa.

    Portanto, o gerencial financeiro oferece visualização rápida em tempo real para  agilidade e precisão na tomada de decisão.

    Principais benefícios e vantagens do gerencial financeiro são fluxo de caixa, projeções financeiras e comparativos.

    Fluxo de caixa: Analisar o fluxo de caixa, é uma ferramenta de planejamento e controle que possibilita levantar e projetar o saldo disponível, a fim de, garantir que haja capital de giro. Ou seja, controle e visão da movimentação do que já foi pago e recebeu (presente) e contas a pagar e a receber (futuro). 

    Comparativos: Comparar o orçamento inicial com o que foi gasto de fato, ou seja, planejado com o realizado. São medidas essenciais para garantir a eficiência financeira.

    2. Gerencial de obras

    Deixar de seguir o que foi planejado é um dos maiores problemas de uma obra, é um tipo de “improviso” que não é aconselhável no que se refere a eficiência de trabalho e custos.

    Sobretudo, um bom planejamento auxilia prevendo as entregas e mantendo as atividades dentro do prazo. Portanto, é necessário ter uma ferramenta de suporte que facilite o acompanhamento do projeto. Esse é o papel do gerencial de obras.

    Além de identificar divergências entre o planejado e o realizado, o papel do gerencial financeiro vai além,  ele garante também que sua margem de lucro se mantenha.

    O gerencial de obras tem como vantagens algumas questões importantes como a identificação o quanto antes os valores distorcidos, tanto no orçado e realizado, quanto no que foi planejado para a obra de sua construtora.  Dessa forma, auxilia na redução de custos via análises apresentadas, para manter o planejamento e lucratividade. E a análise de tendência da obra, ou seja, relatórios com cálculo automático de tendências para cada item orçado.

    3. Gerencial de suprimentos

    Entre um dos grandes problemas de desperdícios estão os suprimentos, que podem impactar a lucratividade ocasionando prejuízos para a construção civil.

    Portanto, o monitoramento das perdas e as contramedidas devem ser permanentes, obra após obra.

    O gerencial de suprimentos é parte indispensável do pacote de ferramentas de suporte à decisão para construtoras.

    • Análise de curva ABC: Facilidade em saber quais são os suprimentos mais importantes e organizar o estoque de acordo com isso, dessa forma, a curva ABC auxilia na administração de custos;
    • Avaliação de pedidos e contratos: Analisar os pedidos e contratos torna o processo de compras mais transparente e facilita sua avaliação como gestor;
    • Análise de pontualidade de fornecedores: Essa ferramenta possibilita cobrar ou até trocar um fornecedor que sempre atrasa nas entregas.
    • Comparativo de compras: A ferramenta permite comparar as quantidades e valores orçados com as quantidades e valores apropriados de cada insumo da obra.

    4. Orçamento empresarial

    A estimativa dos custos e das receitas,  é uma das tarefas mais complicadas e importantes de um empreendimento. Estão entre as principais dores de construtoras não é mesmo?

    Contudo, com o suporte de decisão você pode elaborar orçamentos com maior agilidade e precisão. Dessa forma, irá evitar erros estratégicos que ocasionam retrabalho e prejuízo.

    Orçamento empresarial oferece:

    • Planejamento estratégico e financeiro, diminuindo a possibilidade de erros e prejuízos;
    • Planejamento inteligente,  elabore seu orçamento por centro de custo, departamento ou área de negócio;
    • Controle preciso, tudo que você precisa para garantir que nada na obra vai ultrapassar o valor orçado;
    • Comparação do fluxo de caixa com orçamento, garante que nenhuma etapa do projeto atrase por problemas com fluxo de  caixa;
    • Planejamento ROI, com o orçamento equilibrado e bem planejado, fica fácil e claro projetar o Retorno financeiro do empreendimento.

    5. Acompanhamento de viabilidade

    Após projetar os resultados com os estudos de viabilidade econômica, é preciso acompanhar o que acontece com o andamento do empreendimento.

    As ferramentas de acompanhamento de viabilidade garantem por meio de ações preventivas que o projeto flua como definido, e o retorno financeiro não seja comprometido.

    Portanto, por meio do acompanhamento da viabilidade, é possível replanejar gastos e receitas futuras, e assim, definir novas estratégias de negócio.

    Portanto, um sistema de Gestão de obras precisa contar com todas essas ferramentas de suporte à decisão na construção civil. Afinal, com ela você terá uma visão corporativa clara, dados confiáveis para tomada de decisões assertivas e sucesso em seus empreendimentos.

    Gostaria de conhecer melhor uma solução que oferece tudo isso? Agende uma demonstração do ERP Sienge, o software da indústria da construção civil.

    Fonte: Site Sienge

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