PDCA: importância do processo de melhoria contínua de sua construtora

Publicado em 19 de fevereiro de 2020 por Valéria França
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Sabemos que o mercado está cada vez mais exigente e competitivo, e para continuar como um diferencial não basta fazer somente o que vem  dando certo, é necessário melhorar cada vez mais. Para isso existem métodos e práticas que a experiência já consolidou. Uma delas é o ciclo  PDCA, o processo de melhoria contínua.

O PDCA é uma sigla em inglês que significa Plan, Do, Check e Act, ou seja, planejar, fazer, conferir e agir. A ideia da metodologia é que, para cada questão que propomos executar, vamos planejar antes. Ao fazer é feito a análise do que pode ser melhorado, realizar essas melhorias e avaliá-las.

A implementação da melhoria contínua na construção civil por meio do PDCA deve identificar os processos que podem ser melhorados. Contudo, são necessárias medições regulares, a partir de indicadores mais adequados à atividade.

Estes indicadores de desempenho devem ser ferramentas quantitativas, números que medem os principais resultados. Por exemplo, quantidade de metros quadrados de alvenaria produzidos no mês por uma determinada equipe e quantidade de horas que a equipe leva para produzir cada metro quadrado.

É aí que entra o PDCA, uma ferramenta de qualidade que tem como objetivo a retroalimentação das informações, que por sua vez eleva a maturidade dos processos da organização.

Ciclo PDCA

O ciclo PDCA propõe que você comece identificando um problema. Na construção civil pode ser aplicado para desenvolver soluções melhores de acabamento, reduzir tempo que os processam levam e para ter menos retrabalho. O ciclo pode ser desdobrado nas seguintes etapas:

Plan – Planejar

  • Identifique o problema;
  • Descubra a sua origem;
  • Planeje as melhorias;
  • Crie um plano de ação.

Esta etapa é feita antes da obra, que reflete no que será monitorado no dia a dia. Quanto mais detalhado, maior será a precisão esperada.

Uma prática conhecida durante o orçamento é o levantamento dos níveis de superestrutura em três macros-itens, concreto, forma e aço. Então, para um melhor nível de detalhamento você pode replicar esses itens em pacotes menores de acompanhamento. Como, por exemplo, monitor estes itens por andar do empreendimento.

Dessa forma, o macro-item do orçamento no planejamento do PDCA será detalhado em pacotes menores de acompanhamento. Então observe que, quanto maior esse refinamento, em pacotes menores, maior será a assertividade do acompanhamento.

Do – Execução

  • Envolva um time;
  • Execute o plano.

O acompanhamento vai focar nos processos ligados à gestão de obras e que são basicamente os processos de compras  e medições. Uma boa prática é a ficha de verificação de serviço (FVS), que monitora se o serviço foi ou não executado, bem como quantas atividades são aprovadas e quantas não são aprovadas na primeira inspeção. Indica também quais são os serviços que sofrem retrabalho.

Check – Acompanhamento

  • Analise se os resultados foram alcançados.

Focado no monitoramento de quatro premissas de projeto: Custo, prazo, qualidade e escopo. Portanto, a obra não pode exceder o custo previsto no orçamento, o prazo estabelecido no cronograma, e o serviço deve ser qualidade. Fazer exatamente o que foi contratado, executar o que foi definido nas pranchas, nos projetos arquitetônicos e complementares, para que sejam pagos. Enfim, meça os seus resultados e analise a variação do plano.

Act – Ação

  • Compartilhar com todos e adotar o que deu certo;
  • Refletir o deve ser melhorado naquilo que não deu certo, e repita o ciclo.

Em suma, “a ação” consiste em determinar ações preventivas e corretivas que irão garantir ou superar os resultados esperados e irão retroalimentar  o ciclo de boas práticas. Com os dados em mãos, é necessário agir e focar na melhoria contínua.

Nesta fase do ciclo é recomendável que sua empresa trabalhe com a visão do Plano de Ação 5W2H que foca em:

  • Quanto custa?
  • Em quanto tempo será feito?
  • Quem fará?
  • Como fará?
  • Por que fará?
  • De que forma será realizado?
  • Com quais recursos?

O Feedback é outra ferramenta para agregar ao PDCA e faciltar a identificação dos reais problemas do negócio. Realize isso periodicamente com seus colaboradores e clientes.

Como ter segurança nos indicadores?

Com a definição das quatro premissas do projeto – Custo, prazo, qualidade e escopo, buscamos demonstrativos de resultados que confrontam o que foi previsto com o realizado. Resultados esses que podem falhar com as informações não integradas em planilhas avulsas.

Por isso, um ERP ou plataforma de gestão traz ganhos de produtividade à empresa por meio do cruzamento dessas informações.

O ERP Sienge como plataforma de gestão é uma tecnologia que integra e tem um ciclo de comunicação permanente em tempo real, em todas as áreas de uma empresa. Por exemplo, financeiro, engenharia, planejamento, contábil, RH, comercial e outros conectados.

Toda vez que um dado novo é inserido no ERP Sienge em uma das áreas, as demais recebem a nova informação e se ajusta à nova variável. Assim, seu controle e suas operações se tornam ágeis.

Informações integradas e consistentes

O Sistema de acompanhamento do Módulo Engenharia no Sienge Plataforma facilita o controle da execução da obra. Oferece também todos os registros de medições físicas e relatórios comparativos entre o planejado e realizado. Portanto, permite uma resposta ágil caso hajam atrasos e imprevistos nas obras.

O Sienge por ser uma plataforma, possibilita importar percentuais executados a partir de arquivos do MS-Project, caso necessário. Ele é capaz também de apresentar indicadores de desempenho com desvio máximo tolerável, sinalizando para uma ação preventiva ou ação corretiva.

Um desvio máximo tolerável, por exemplo, é quando se detecta que o avanço físico da obra está abaixo do previsto e que isso vai impactar na lucratividade do empreendimento.

O Sienge traz as principais variáveis a serem monitoradas, seu impacto para os seus indicadores-chave e para frequência de monitoramento, ou seja, o caso das entradas de receita orçadas e realizadas, e saídas orçadas e realizadas. Resultando um saldo orçado e realizado.

Gostaria de saber mais ou conhecer o Sienge sem compromisso? Peça uma demonstração, ou fale conosco.

Aprendizado permanente para manter a excelência

Aplicar a melhoria contínua é um processo de aprendizado permanente, por meio da identificação de problemas, controle e monitoramento constante.
Essa prática requer disciplina e flexibilidade da empresa, a fim de, buscar o aperfeiçoamento dos seus métodos, processos e mudar o que for preciso sem resistência. Vale ressaltar a importância do comprometimento de todos, da direção aos colaboradores.

Entretanto, como citado acima, é importante lembrar a busca do apoio da tecnologia, como um ERP, pois oferece informações seguras e confiáveis.

Excelência é fazer mais do que esperado pelo seu cliente, se você não achar tempo para implementar essa cultura de melhoria, tenha certeza que alguns de seus concorrentes terão. Portanto, não fique para trás, seja conhecido como uma empresa diferenciada, saiba que é necessário evoluir para se manter competitivo no mercado.

Fonte: Sienge

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