Setor de Compras: um diferencial competitivo, fortaleça o seu lucro!
Sabemos da importância do setor de compras para a competitividade de uma empresa da indústria da construção. É nele que podemos garantir os materiais, ajustar o fornecimento conforme a demanda, bem como evitar desperdícios e atrasos. Lembre-se, as boas práticas fortalecem seu lucro!
Você sabe que os materiais de uma obra de médio porte representam valores significativos do total do projeto. O custo dos insumos pode chegar até 50% do valor da obra. Por isso, é necessário profissionalizar ao máximo o setor de compras de modo a garantir que ele tenha a eficiência necessária.
Portanto, a eficiência no processo do setor de compras é um conceito de alto nível para a redução de custos e diminuir os riscos.
Gestor de suprimentos ou comprador no setor de compras
No setor de compras é necessário ter pessoas qualificadas para a função. Por isso, nas empresas mais organizadas, esse papel é atribuído à engenheiros, administradores de empresas e economistas. Se o porte da sua empresa demandar, crie uma equipe com um gestor de suprimentos.
O gerenciamento de suprimentos envolve a escolha da estratégia de fornecimento correta. Ela deve ser avaliada e selecionada intencionalmente para cada projeto estratégico em seu pipeline. Sendo assim, é necessário que seus termos condições sejam adequados à sua abordagem.
É fundamental que um comprador ou gestor de suprimentos tenha as seguintes responsabilidades na construtora:
- Tornar o cadastro de fornecedores acessível aos demais departamentos;
- Classificar materiais e insumos, por ordem de importância econômica e frequência de uso.
- Elaborar um processo de cotação e deixá-los disponíveis para todos os departamentos.
- Validar novos fornecedores.
- Negociar contratos de compras para insumos ou itens de consumo elevado, bem como negociar valores, prazos de entrega e de pagamento, visando o bom andamento das obras e o fluxo de caixa da empresa.
- Organizar as compras de insumos que são necessárias em mais de uma obra simultaneamente, e executar a compra desses insumos de uma só vez, conseguindo negociar bem as condições financeiras com fornecedores.
- Visitar a obra regularmente para conhecer a logística e conferir se o material é condizente com o que foi contratado. Com isso, ter mais argumentos perante o fornecedor, melhorando cada vez mais sua gestão de compras
- Desenvolver e criar um forte relacionamento com os fornecedores.
São passos essenciais para que o setor de compras tenha um impacto positivo na lucratividade da sua construtora.
Evitar compras emergenciais: Planejamento e controle no setor de compras
Para gerar visões a longo, médio e curto prazo da obra é necessário aplicar um sistema de planejamento, controle e produção da obra.
Planejamento a longo prazo
O planejamento a longo prazo é direcionado a alta direção da construtora. Nele serão definidos os pontos de controles principais do empreendimento, ou seja, marcos do projeto. O acompanhamento da realização desses pontos de controles do projeto no plano mestre é a ferramenta para comunicar a alta gerência da execução da obra.
Planejamento a médio prazo
É composto por atividades e descrições dos processos que serão utilizados na obra. Ou seja, descrição dos métodos construtivos, especificação de insumos e mão de obra necessários para a execução, quantificação dos insumos e mão de obra e restrições técnicas, todos detalhados nesta etapa.
Nesta etapa é importante que a equipe do setor de compras esteja envolvida, pois, com a especificação e quantificação, o comprador já pode encaminhar fornecedores ou obter novos parceiros para fornecimento de novos materiais. Essa relação entre compras e planejamento de obra é fundamental para uma boa elaboração do plano e cronograma de aquisição de materiais, evitando assim compras emergenciais com alto custo para a construtora.
Planejamento a curto prazo
O planejamento a curto prazo vai conduzir diretamente a equipe de canteiro de obras, detalhando todos os insumos, materiais, máquinas e mão de obra necessários para execução de cada atividade. Esta interação entre o engenheiro de obra com a equipe de compras é fundamental, para checar se os insumos necessários estão disponíveis na obra.
O planejamento a curto prazo deve ser feito em ciclos semanais, e gerar por meio das reuniões a previsão de consumo da semana. A planilha de previsão de consumo com o plano de médio prazo visam reduzir a incidência de compras emergenciais.
Nesse vídeo abaixo, Kênia Costa gerente de projetos da 2G Soluções em TI, apresenta de forma objetiva a importância do planejamento para o processo de compras.
Classificar os insumos para agilizar a compra de materiais
Uma prática indicada é classificar os insumos por valor econômico e frequência de consumo e fazer compras por contrato. Dessa forma, o departamento de compras pode fechar contratos de compra de itens de maior consumo na obra como o cimento, areia, entre outros, por exemplo. Com o contrato de compra você agiliza as compras e sua construtora terá melhores negociações de preço.
Com essa prática em classificar os insumos, materiais de baixo valor e consumo constante no canteiro, podem ser cotados e comprados pelo engenheiro de obra. Exemplos de classificação de insumos:
- Consumo constante – Cimento, areia, cal , materiais de elétrica.
- Compras programadas – Cerâmicas, elevadores, esquadrias.
- Compras emergenciais – Somente para resolver imprevistos, devemos evitar sempre.
Portanto são práticas simples, que agiliza o processo de compras e certamente irá refletir positivamente no seu fluxo de caixa.
Evite compras em duplicidade
Formalize e dedique uma pessoa no canteiro de obras para controlar o recebimento dos insumos. Essa atividade pode ser feita pelo apontador ou pelo engenheiro de obra, que de posse do pedido, deverá conferir os materiais recebidos no canteiro. Mais uma vez vemos a importância da interação entre compras e canteiro de obras.
O responsável por esse papel, ao receber os materiais deve registrar o recebimento e enviar a nota fiscal para o departamento financeiro, caso tenha problemas no recebimento, o mesmo deve reportar ao setor de compras.
Setor de compras e o relacionamento com os fornecedores
Essa é uma estratégia que visa cultivar relacionamentos de longo prazo e estabelecer uma relação de confiança baseada em “mão dupla”. Ou seja, o seu fornecedor também ganha, pois, terá a constância das suas vendas.
Estabeleça parcerias com fornecedores possibilitando centralizar compras com o menor número possível de fornecedores para obter maiores descontos, pois, é possível pagar menos quando o volume de compras é maior.
Dessa forma, as parcerias nesse formato possibilita mais flexibilidade nas negociações de condições de pagamento, preço e prazo. Entretanto, mesmo que esteja trabalhando com fornecedores ótimos, fique sempre atento ao mercado, novidades, ofertas, etc. Oportunidades de parcerias igualmente ou até mais vantajosas que atual podem surgir, por isso, empresas que desejam crescer, nunca podem engessar seus processos.
Tecnologia aliada à gestão de obras e projetos
Uma tecnologia aliada para implementar o passo a passo dos serviços da sua empresa na construção civil é de extrema importância para otimização dos processos e lucratividade. Isso porque, uma solução tecnológica permite o armazenamento de preços e condições pesquisadas em cada fornecedor. Facilitando assim o processo de comparação e escolha a cada nova obra.
Dessa forma, você pode integrar o canteiro de obras com a área administrativa, o que permite a solicitação de novos insumos com antecedência, impulsionando a gestão do setor de compras.
Portanto, com um bom sistema de gestão você terá previsibilidade nas compras de materiais, controle e informações de compras dentro de cada obra, por meio de um fluxo de aprovações, e garante a saúde do fluxo de caixa. Com essa otimização você evita gastos e compras em duplicidade também.
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Fonte: Sienge
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